UKTAŞ ULUSLARARASI KONGRE SARAYI TESİSLERİ İŞLETMECİLİĞİ TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİ KORUMA İŞLEME SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

• Giriş
• Amaç
• Kapsam
• Kısaltma ve tanımlar
•  Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunmasına İlişkin Olarak Uktaş Uluslararası Kongre Sarayı Tesisleri İşl. Tic. A.Ş. Tarafından Benimsenen İlkeler
• Temel Kişisel Veri İşleme Verilerine Uygunluk
• Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygunluk
• Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygunluk
• Sorumluluk ve görev dağılımları
• Kayıt ortamları
• Kişisel Verilerin Aktarımı
• Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
• Kişisel Verilerin Yurtdışında Aktarılması
• Saklama ve İmhayı Gerektiren Sebeplere İlişkin Açıklamalar
• Saklamaya ilişkin açıklamalar
• İmhayı gerektiren sebepler

Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları ve Firma Tarafından Taleplerinin Sonuçlandırılması

• Teknik ve idari tedbirler
• Teknik tedbirler
• İdari tedbirler
• Kişisel verileri imha teknikleri
• Kişisel verilerin silinmesi
• Kişisel verilerin yok edilmesi
• Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi
• Saklama ve imha süreleri
• Periyodik imha süresi
• Politika'nın yayınlanması ve saklanması
• Politikanın güncelleme periyodu
• Politikanın yürürlüğü ve yürürlükten kaldırılması

EK-1: Başvuru Formu

GİRİŞ

Amaç

Bu dokümanın amacı, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" ya da "Kanun") ve Kanun'un ikincil düzenlenmesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Uktaş Uluslararası Kogre Sarayı Tesisleri İşl. Tic. A.Ş. (Bundan böyle kısaca "Uktaş" ya da "Firma" olarak anılacaktır.) tarafından hazırlanmıştır.

Kapsam

Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Kurumun sahip olduğu ya da Kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

Kısaltma ve Tanımlar

Kısaltma	Tanım
AÇIK RIZA	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
GDPR	95/46/EC sayılı direktifi 25.05.2018 tarihinde yürürlükten kaldıran 2016/679 sayılı Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü'nü
İLGİLİ KULLANICI	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İMHA	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
KANUN / KVKK	6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
KAYIT ORTAMI	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
KİŞİSEL VERİ	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI	Kişisel verilerin KVKK'ya uygun bir biçimde işbu Politika'nın 5. maddesine uygun olarak yurt içi veya dışındaki kurum, kuruluş, tedarikçi vb. paylaşılması,
KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ	Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesi.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ	Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ	Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
KURUL	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
KURUM	Kişisel Verileri Koruma Kurumu
OTOMATİK VERİ İŞLEME	İnsan müdahalesi ya da yardımı konusundaki ihtiyacı asgari seviyeye indiren, kendi aralarında bağlantılı ve etkileşimli elektrikli veya elektronik bir sistem tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetini
OTOMATİK OLMAYAN VERİ İŞLEME	İnsan müdahalesi ya da yardımı yoluyla yani elle yapılan kişisel veri işleme faaliyetini,
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
PERİYODİK İMHA	Kanun'da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilecek silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi
VERİ SAHİBİ / İLGİLİ KİŞİ	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
VERİ SORUMLUSU	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
YÖNETMELİK	28 Ekim 2017 tarihinde Resmî Gazete‘de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
POLİTİKA	Kişisel Veriler Saklama ve İmha Politikası
VERİ İŞLEYEN	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
VERBİS	Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi

 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASINA İLİŞKİN OLARAK FİRMA TARAFINDAN BENİMSENEN İLKELER

(a) Temel Kişisel Veri İşleme İlkelerine Uygunluk

Firma tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum sağlanması ve uyumun sürdürülmesi kapsamında aşağıda sıralanan temel ilkeler benimsenmektedir:

• Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işleme

Firma, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası başta olmak üzere, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun olarak, kişisel veri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak yürütür.

• İşlenen kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini temin etme

Firma tarafından kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti yürütülürken, teknik imkânlar dâhilinde kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

• Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi

Firma tarafından kişisel verilerin işlenmesi faaliyetleri, kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan önce belirlenmiş olan, açık ve hukuka uygun amaçlar dahilinde yürütülmektedir.

• Kişisel verileri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işleme

Firma tarafından, kişisel veriler, veri işleme şartları ile bağlantılı ve bu hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerektiği kadar işlenmektedir. Bu kapsamda, kişisel veri işleme amacı, kişisel veri işleme faaliyetine başlanmadan önce belirlenerek, ileride kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

• Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme

Firma, kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya veri işleme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu doğrultuda mevzuatta öngörülen sürenin bitimi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Firma tarafından derhal silinmektedir.

(b) Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygunluk

Firma, kişisel veri işleme faaliyetlerini, KVKK'nın 5. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir. Bu kapsamda, yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıda sıralanan kişisel veri işleme şartlarının varlığı halinde gerçekleştirilmektedir:

• Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Varlığı
• Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Kanunlarda Açıkça Öngörülmüş Olması
• Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Veri Sahibinin Açık Rızasının Elde Edilememesi ve Kişisel Veri İşlemenin Zorunlu
• Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması
• Firma'nın Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi için Kişisel Veri İşleme Faaliyeti Yürütülmesinin Zorunlu Olması
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
• Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
• Veri Sahibinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Şartıyla Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Yürütülmesinin Firmanın Meşru Menfaatleri için Gerekli Olması

(c) Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygunluk

       Özel nitelikli kişisel veriler, Firma tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla aşağıdaki durumlarda işlenebilmektedir:

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması

• İlgili kişinin alenileştirmiş olması

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

• Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması
• İstihdam, iş ve sosyal güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması

• Siyasi parti, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tabi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması

SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Unvan	Görev
Muhasebe ve Finans Departmanı Müdürü     Muhasebe ve Finans Departmanı Çalışanları	Yönetim Kurulu ve İcra Kurulu düzeyinde alınan kararlardan finansal karşılığı olmayan işlemler haricinde kalan, Firma İnsan Kaynakları, Muhasebe, Operasyon, Satış ve Pazarlama, Teknik İşler süreçleri kapsamında toplanan, depolanan, işlenen tüm verilere, işyerindeki görev tanımı dahilinde erişme, işleme ve imha etme yetkisini haizdir. Departman müdürünce yetkilendirildiği doğrultuda ve bu kapsamla sınırlı olmak üzere, işyerindeki iş tanımı doğrultusunda, finansal ve muhasebesel süreçlerin yürütülmesiyle ilişkili toplanan, depolanan ve işlenen verilere sınırlı olarak erişebilir ve işleyebilir.
Teknik İşler Departmanı Müdürü     Teknik İşler Departmanı Çalışanları	Bina yönetimi ve Firma'nın iştigal konusu kapsamında gerçekleştirdiği faaliyetlerin yürütülmesi için müşteri ve mekân misafirlerinin, teknik, IT, AV işlemleri için yönelttiği talepleri yerine getirmek ve Firma içi teknik koordinasyonu sağlamak üzere diğer tüm departmanlar kapsamında toplanan, depolanan, işlenen tüm verilere, işyerindeki görev tanımı dahilinde erişme, işleme ve imha etme yetkisini haizdir. Departman müdürünce yetkilendirildiği doğrultuda ve bu kapsamla sınırlı olmak üzere, işyerindeki iş tanımı doğrultusunda, teknik, IT, AV süreçlerinin yürütülmesiyle ilişkili toplanan, depolanan ve işlenen verilere sınırlı olarak erişebilir ve işleyebilir.
Operasyon Departmanı Direktörü     Operasyon Departmanı Çalışanları	Bina yönetimi ve Firma'nın iştigal konusu kapsamında gerçekleştirdiği faaliyetlerin yürütülmesi için müşteri ve mekân misafirlerinin, temizlik, güvenlik ve operasyon işlemleri için yönelttiği taleplerin yerine getirilmek üzere toplanan, depolanan, işlenen tüm verilere, işyerindeki görev tanımı dahilinde erişme, işleme ve imha etme yetkisini haizdir. Departman müdürünce yetkilendirildiği doğrultuda ve bu kapsamla sınırlı olmak üzere, işyerindeki iş tanımı doğrultusunda, temizlik, güvenlik ve operasyon süreçlerinin yürütülmesiyle ilişkili toplanan, depolanan ve işlenen verilere sınırlı olarak erişebilir ve işleyebilir.
Satış ve Pazarlama Departmanı Direktörü     Satış ve Pazarlama Departmanı Çalışanları	Organizasyon ve etkinlik yönetimi, pazarlama analiz çalışmaları, reklam, kampanya, promosyon işlemleri, sözleşme süreçleri, sponsorluk süreçleri, satış ve pazarlama süreçleri yönetimi amacıyla bu iş ve işlemlerin yerine getirmek üzere doğrultusunda toplanan, depolanan, işlenen tüm verilere, işyerindeki görev tanımı dahilinde erişme, işleme ve imha etme yetkisini haizdir. Departman müdürünce yetkilendirildiği doğrultuda ve bu kapsamla sınırlı olmak üzere, işyerindeki iş tanımı doğrultusunda, Organizasyon ve etkinlik yönetimi, pazarlama analiz çalışmaları, reklam, kampanya, promosyon işlemleri, sözleşme süreçleri, sponsorluk süreçleri, satış ve pazarlama süreçlerinin yürütülmesiyle ilişkili toplanan, depolanan ve işlenen verilere sınırlı olarak erişebilir ve işleyebilir.
Uktaş Kişisel Verileri Koruma Komitesi	Firma bünyesinde görev yapan, Şirket Genel Müdür'ü Nurettin Onur BOĞ, Operasyon Direktörü Murat SARIBOĞA, Finans ve Muhasebe Müdürü Ufuk MISIRLI, Satış ve Pazarlama Direktörü Fulden CİHAN, Teknik İşler Müdürü Hüseyin BAŞKAN'dan oluşan Uktaş Kişisel Verileri Koruma Komitesi, tüm departmanların KVKK mevzuatı ve şirket veri politikasına uygun davranmasını sağlamak üzere gerekli iç koordinasyon sağlanması amacıyla bu tanım ve görevi doğrultusunda ilgili kişisel verilere erişebilir, işleyebilir.
Yönetim Kurulu ve İcra Kurulu	Firma'nın iştigal konusu kapsamında Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi için toplanan, depolanan, işlenen her türlü kişisel veriyi toplayabilir, depolayabilir, erişebilir, işleyebilir, imha edebilir.
Genel Müdür	Firma'nın iştigal konusu kapsamında Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi için toplanan, depolanan, işlenen her türlü kişisel veriyi toplayabilir, depolayabilir, erişebilir, işleyebilir, imha edebilir.

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Elektronik ortamlar

Elektronik olmayan ortamlar

- Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) - Yazılımlar (Yurtiçinde kain server sistemlerine bağlı bir bulut depolama sisteminde, harici taşınabilir disklerde, hard-disk sistemlerinde, kapalı devre şirket içi server sisteminde saklanan Microsoft Excel, Word, PDF ve benzeri çeşitli medya formatlarında tutulmaktadır.) - Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs) - Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) - Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) -CD-DVD optik bellek cihazları - Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) - Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

- Kâğıt (fiziki tutulan sözleşme ve faturalara ilişkin, personel not defter ve kağıtları) - Manuel veri kayıt sistemleri (Mevzuat gereği tutulması gereken idari ve muhasebesel defterler, personel özlük dosyaları, bina ve işletme yönetimi kapsamında tutulan tutanaklar,) - Yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

      Kişisel veriler, Firma tarafından hizmetin görülebilmesi amacıyla turizm, eğlence, etkinlik, fuar,sergi,kongre,düğün,film galası,basın toplantısı ve benzeri etkinliklerin sektörlerinde hizmet veren iş ve çözüm ortaklarımız ile ve firma iştirakleri ile paylaşılabilir.
Firma tarafından usulüne uygun şekilde toplanan, depolanan ve işlenen veriler, teknik destek hizmeti alınması, veri güvenliğinin sağlanması gibi amaçlarla aşağıda belirtilen yurtiçinde kain üçüncü kişilerle paylaşılmakta ve açık rıza kapsamında işlenmektedir.

• VERUS YAZILIM HİZMETLERİ A.Ş.
• MEYER GRUP GÜVENLİK BİYOMETRİK RFID YAZILIM TEKNOLOJİLERİ VE MERKEZİ SAAT SİSTEMLERİ A.Ş. (Veri Politikası: https://www.meyer.com.tr/kullanim-kosullari.html)

            Firma tarafından aktarım yapılan üçüncü kişilerce, aktarılan veriler,  veri saklama ve imha politikaları doğrultusunda işlenmekte olup, söz konusu politikaların ilgili web sayfalarından incelenmesi mümkündür.
KVKK başta olmak üzere ulusal ve uluslararası mevzuat hükümleri çerçevesinde Firma, işlediği kişisel verileri yurt içinde ya da yurt dışına aktarabilir. Transfer işlemlerine tabi tutabilir. Bu işlemler sırasında KVK Kanunu 8 ve 9 uncu maddeleri ile 95/46/EC Sayılı Direktif ve bu direktifi yürürlükten kaldıran GDPR hükümleri dikkate alınmaktadır. Firma, kişisel verilerin yurt içinde ve dışına aktarımı konusunda yukarıda belirtilen kanun maddeleri ile direktiflerin öngördüğü şartları yerine getirmiştir.

• Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması

Firma, KVKK'nın 8. maddesinin verdiği yetki ve işbu politika çerçevesinde ilgili kişinin açık rızasını almak suretiyle, işlediği verileri üçüncü kişilere aktarabilir. Firma tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum sağlanması ve uyumun sürdürülmesi kapsamında sıralanan temel ilkeler işbu Politikanın 2. Bölümünde açıklanmıştır.

Kişisel verilerin yurtiçinde aktarılmasında diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.

İşbu KVK Politikası kapsamında herhangi bir Veri İşleyen 'in söz konusu olması halinde, Veri İşleyen ile Firma arasındaki kişisel veri transferlerinde KVK Kanunu'nun 8 inci madde hükümleri uygulanır. Hemen belirtmek gerekir ki; Veri sorumlusu sıfatına sahip firma tüzel kişiliği bünyesinde gerçekleşen, tüzel kişilikte faaliyet gösteren çalışanlar ve farklı departmanlar arasındaki veri aktarımı, KVK Kanunu'nun 8. maddesi çerçevesinde aktarım olarak kabul edilmemektedir. Ancak firma ile iş birliği veya çözüm ortağı olarak faaliyet gösteren ayrı tüzel kişiliğe sahip olanlarla gerçekleşen veri aktarımları, KVK Kanunu 8 inci ve 9 uncu madde ile işbu KVK Politikası kapsamında veri transferi olarak değerlendirilmektedir.

• Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Firma tarafından, KVKK'nın 9. maddesi gereğince kişisel veriler;

• Kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak,

(2) Yeterli korumanın bulunması (Yeterli korumanın bulunduğu ülkeler Kurulca belirlenerek ilan edilir.)

Veya

(3) Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye'deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması kaydıyla

ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın yurt dışına aktarılabilir.

SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Firma tarafından özellikle ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Hukuka ve işbu Politika'ya uygun olarak işlenen kişisel veriler aşağıdaki şartların varlığında saklanabilecektir.

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Firma'nın meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
• Kişisel verilerin Firma'nın herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

İmhayı Gerektiren Sebepler

 Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Firma tarafından re'sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ifası,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kanun'un 5. Ve 6. Maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemeni sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alma,
• İlgili kişinin, Kanun'un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun'da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul'a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunulması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olması.

 

KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE FİRMA TARAFINDAN TALEPLERİNİN SONUÇLANDIRILMASI

     Veri sahiplerinin kişisel verilerine ilişkin taleplerini Firmaya yazılı olarak veya KVK Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile iletmeleri durumunda, Firma veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu'nun 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri yürütmektedir. Veri sahipleri kişisel verilerine ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ doğrultusunda gerçekleştirmelidir.

     Firma, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Şirketimiz ayrıca kişisel veri sahibinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

     Veri sahibinin başvurusunun; diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması, orantısız çaba gerektirmesi, bilginin kamuya açık bir bilgi olması gibi durumlarda, Firma tarafından gerekçesi açıklanarak talep reddedilebilecektir.

Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları KVK Kanunu'nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etmek,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek,
• Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini istemek ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etmek.

TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12'nci maddesiyle Kanunun 6'ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Kurul tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

Teknik Tedbirler

• Sızma (Penetrasyon) testleri ile Şirketimiz bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler 3 aylık periyotlarla izlenmekte ve raporlanmaktadır.
• Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
• Şirketimizin bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
• Şirket içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun e-posta tabanlı bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 657 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
• Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

 

KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re'sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. (imha edilen verilerin nasıl, ne zaman imha edildiğini hangi algoritmayla silindiğine dair tutanak eşliğinde işlem yapılacak)

Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak tutanak ile imha edilir.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, tüm ilgililerin erişim yetkisi sonlandırılarak hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir, tutanak ile imha edilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi kontrolünde tutanak ile imha edilir.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler	Taşınabilir tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından tutanak ile imha edilir.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler	Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin tutanak ile imha edilir.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS'e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında

 yer alır.
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re'sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Kurul tarafından yerine getirilir.

Süreç	Saklama Süresi	İmha Süresi
Sözleşmesel süreçlerin yürütülmesi	Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan    Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi	İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Log Kayıt Takip Sistemleri (5651 sayılı kanuna istinaden)	Kayıt anı itibarıyla 2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Toplantı ve Etkinlikler Kapsamında Alınan Ziyaretçi Verileri	Etkinliğin    sona    ermesi itibarıyla	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları	15 gün	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kullanılan Yazılımlara Erişim (e-posta vb.)	Faaliyetin sona ermesiyle 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Etki alanı, yedekleme vb.	Kullanıcının ayrılmasını takiben 2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Periyodik imha süreleri 6 ay olarak belirlenmiştir. Şirket bünyesinde her yıl  Kasım - Aralık  ayları arasında Kurulca uygun görülen imha edilecek verilerin ,belirlenen  tarihte periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kağıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası ofis merkezinde saklanır.

POLİTİKA'NIN GÜNCELLENME PERİYODU

İşbu Politika 18.03.2024 tarihinde güncellenmiş olup gelişmeler ışığında ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Güncellemeler Firma web sayfasında yayınlanır.

EK-1  BAŞVURU FORMU

Bu form Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun'un 11. maddesi uyarınca UKTAŞ ULUSLARARASI KONGRE SARAYI TESİSLERİ İŞLETMECİLİĞİ TİCARET A.Ş. (UKTAŞ) başvuruda bulunarak bilgi alma hakkınızı kullanımınızda kolaylık sağlamak açısından hazırlanmıştır. Kişisel Verilerinizin işlenme sürecine ve bu formla yapacağınız başvurunuzdan sonraki sürece ilişkin ayrıntılı bilgi için icec.org web sitesinde yayınlanan "UKTAŞ ULUSLARARASI KONGRE SARAYI TESİSLERİ İŞLETMECİLİĞİ TİCARET A.Ş." 
Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklanması ve İmhası Politikası"nı ("Politika") inceleyiniz.

Başvuru Sahibinin İletişim Bilgileri

Bu form ile talep edilen bilgiler, kimliğinizin doğru bir şekilde tespiti, talebiniz ile ilgili detaylı araştırma yapılabilmesi ve başvurunuzun sonucunun tarafınıza iletilmesi için gereklidir ("Amaç") ve bu Amaçla işlenebilir. Bu nedenle lütfen bilgilerinizi doğru ve eksiksiz olarak iletiniz. Talep edilen kişisel verileriniz, Amacı gerçekleştirmek dışında herhangi bir şekilde kullanılmayacaktır.

Adınız-Soyadınız:
TC Kimlik Numaranız:
Telefon Numaranız:
E-posta Adresiniz:
Adresiniz:

• Başvuru Sahibinin UKTAŞ ile İlişkisi

• Lütfen UKTAŞ ile olan ilişkinizi belirtiniz.

Örneğin: Çalışan; Pay Sahibi; Şirket Yetkilisi; Müşteri; Müşteri Yetkilisi/Çalışan; Yeniden Satıcı.
…………...…………………………………………………………………………………………………......

• UKTAŞ içerisinde hangi birim ile iletişiminiz olmuştur?

…………...…………………………………………………………………………………………………......

Başvuru Sahibinin Talebi

Lütfen talebinizi aşağıda detaylı olarak açıklayınız.
…………...…………………………………………...……………………………………………………......
…………...…………………………………………………………………………………………………......
…………...…………………………………………………………………………………………………......
…………...…………………………………………………………………………………………………......
…………...…………………………………………………………………………………………………......